1. Wie is Smithii? 

Smithii, met maatschappelijke zetel te 2970 Schilde, De Kluis 6, RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen met ondernemingsnummer 0766.918.325 (hierna “Smithii”) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring (hierna “Privacy verklaring”).

2. Welke gegevens verzamelt Smithii? 

Smithii verwerkt de volgende categorieën van uw persoonsgegevens als natuurlijke persoon welke zij rechtstreeks van u of haar klanten verkrijgt: 

• Persoonlijke contactinformatie, met inbegrip van alle informatie die Smithii nodig heeft om persoonlijk met u of haar klanten contact op te nemen (zoals aanspreking, naam, post-, facturatie- en e-mailadres en telefoonnummer);
• Persoonsgegevens die Smithii verzamelt tijdens het aanbieden van haar diensten aan u of haar klanten of tijdens het bespreken van mogelijke diensten die zij eventueel kan aanbieden;
• Verzend- en factuurinformatie en verwerking van betalingen en uw betaalhistoriek;
• Persoonsgegevens die Smithii van u of haar klanten verzamelt of verkrijgt omdat zij deze gegevens waarneemt of afleidt uit de manier waarop u of anderen reageren. Een voorbeeld: om uw ervaring te verbeteren wanneer u de website gebruikt, en om ervoor te zorgen dat deze goed functioneert, kan Smithii (of haar dienstverleners) gebruikmaken van cookies (kleine tekstbestandjes die worden opgeslagen in de browser van een gebruiker) en web beacons die persoonsgegevens kunnen verzamelen. Aanvullende informatie over hoe Smithii gebruik maakt van cookies en andere volgtechnologieën, en hoe u deze kunt controleren, is te vinden in het Cookiebeleid.

Tot de persoonsgegevens die Smithii verzamelt of verkrijgt, kunnen behoren: uw naam; leeftijd; geboortedatum; geslacht; e-mailadres; telefoonnummer; huisadres; land van verblijf; details over uw werk en opleiding (bijvoorbeeld de organisatie waar u werkt, uw functie en details over uw opleiding); financiële informatie en informatie gerelateerd aan belastingen (bijvoorbeeld uw inkomen en fiscale woonplaats); uw bijdragen op eventuele blogs, forums, wiki’s en andere social media toepassingen en -diensten die wij aanbieden; uw IP-adres; uw browsertype en -taal; uw toegangstijden; details van klachten; details over hoe u uw producten en diensten gebruikt; details over hoe u graag met Smithii communiceert, en andere gelijksoortige informatie.

Onder ‘verwerking’ wordt verstaan, elke verwerking van gegevens zoals het verzamelen, opnemen, afleiden, structureren, raadplegen, opslaan, delen, verzenden, verwijderen, archiveren, etc.

Deze Privacy verklaring is niet van toepassing op de verwerking van anonieme- of bedrijfsgegevens.

3. Hoe gebruikt Smithii uw gegevens?

Smithii zal uw persoonsgegevens gebruiken om u of haar klant de gevraagde diensten aan te bieden. Hierbij kan zij uw persoonsgegevens ook gebruiken in correspondentie met betrekking tot de diensten. Dergelijke correspondentie kan met u, haar klanten, haar dienstverleners of bevoegde autoriteiten zijn. Smithii kan uw persoonsgegevens ook gebruiken om due diligence uit te voeren met betrekking tot mogelijke aan te bieden diensten.

Smithii kan uw persoonsgegevens ook gebruiken met het oog op of in verband met: 

• Administratieve doeleinden; 
• Financiële administratie, facturering en risicoanalyse;
• Beheer van klantenrelaties, waaronder: (i) inzichten en ideeën (thought leadership) of details over haar producten en diensten aan u sturen waarvan Smithii denkt dat deze interessant voor u kunnen zijn; (ii) contact met u opnemen om feedback te ontvangen over haar diensten; en (iii) contact met u opnemen met het oog op andere markt- of onderzoeksdoeleinden. In alle bovenstaande gevallen stelt Smithii u in de gelegenheid om haar aanbiedingen en verzoeken op elk gewenst moment van de hand te wijzen. Indien nodig zal zij in specifieke gevallen, bijvoorbeeld in het geval u nog geen klant bent, ervoor zorgen uw voorafgaande toestemming te verkrijgen voordat zij u communicatiematerialen of andere marketingverzoeken verstuurt (zie ook “De rechtsgronden waarop wij uw persoonsgegevens verwerken” verderop); 
• Wervings- en bedrijfsontwikkelingsdoeleinden. Zo kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van testimonials van de werknemers van een klant in wervings- en bedrijfsontwikkelingsmaterialen, met toestemming van de desbetreffende werknemers;
• Diensten die zij ontvangt van haar professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en consultants;
• Bescherming van haar rechten en die van haar klanten.

Naast de hierboven vermelde doeleinden in verband met de uitoefening van haar diensten kan zij ook gebruikmaken van persoonsgegevens van u die zijn verzameld via haar website voor de volgende doeleinden:

• Het beheren en verbeteren van haar website;
• Het afstemmen van de inhoud van de website teneinde u een meer op maat gesneden ervaring te bieden en uw aandacht te vestigen op informatie over haar producten en diensten die voor u interessant kunnen zijn;
• Het beheren en reageren op eventuele verzoeken die u via de website indient.

4. Op basis waarvan verwerkt Smithii deze gegevens? 

Smithii zal de gegevens die u haar verstrekt voor bovengenoemde doeleinden verwerken omdat: 

• Het noodzakelijk is om een contract uit te voeren waarbij u partij bent;
• Smithii een gerechtvaardigd, legitiem belang heeft om dit te doen in het kader van de adequate levering van haar diensten;
• De gerechtvaardigde belangen van Smithii in de adequate en rechtmatige uitoefening van haar bedrijf, mits uw belangen niet zwaarder wegen dan haar belangen;
• Smithii dit moeten nakomen op basis van de in wet- en regelgeving neergelegde verplichtingen, zoals het bijhouden van een administratie met het oog op regelgevings- of belastingdoeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsorgaan of wetshandhavingsinstantie;
• Smithii hiervoor over uw toestemming beschikt.

5. Aan wie geeft Smithii uw gegevens door? 

Smithii geeft persoonsgegevens niet door, behalve zoals hierna beschreven. Smithii kan uw persoonsgegevens delen met:

• Externe dienstverleners die aan Smithii diensten verlenen;
• Uw werkgever en/of diens adviseurs;
• Autoriteiten: indien de overheid een onderzoek uitvoert kan Smithii uw persoonlijke informatie delen met de overheid indien dit vereist is door de wet. Smithii kan ook uw persoonsgegevens vrijgeven indien het absoluut noodzakelijk is voor het voorkomen, ontdekken of vervolgen van criminele zaken;
• Andere derden die redelijkerwijs toegang eisen tot persoonsgegevens van u met het oog op een of meer van de doeleinden zoals beschreven in het gedeelte “Hoe gebruikt Smithii uw gegevens?” hierboven.
• Het kan ook nodig zijn dat Smithii uw persoonsgegevens doorgeeft, indien dit ons wordt opgelegd door wetgeving, een toezichthouder of tijdens een gerechtelijke procedure.

Smithii kan niet-persoonlijke, geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens doorgeven aan derden met het oog op verscheidene doeleinden, waaronder data-analyse, onderzoek, aanvragen, ’thought leadership’ en promotionele doeleinden.

Smithii behoudt zich het recht voor om persoonsgegevens die zij over u heeft over te dragen in het geval ze haar onderneming of activa geheel of gedeeltelijk zou verkopen of overdragen. Mocht een dergelijke verkoop of overdracht plaatsvinden, dan zal zij redelijke inspanningen leveren om de overnemer ertoe te brengen de door u aan haar verstrekte persoonsgegevens te gebruiken op een manier die in overeenstemming is met haar Privacy verklaring. 

6. Bescherming van uw persoonsgegevens

Smithii erkent het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens en neemt voldoende technische en organisatorische voorzorgen om deze gegevens zo uitgebreid mogelijk te beschermen tegen verlies, diefstal, wangebruik en ongeautoriseerde toegang. 

Zo heeft Smithii enkele waarborgen ingebouwd. Bepaalde data zijn beschermd door encryptie wanneer het uitgewisseld wordt tussen uw web browser en/of mobiele applicatie en Smithii. Beveiligingsproblemen worden regelmatig gemonitord.

Hoewel zij vanaf het moment van ontvangen van uw persoonsgegevens gebruikmaken van passende beveiligingsmaatregelen, is de verzending van gegevens via internet (met inbegrip van e-mail) nooit helemaal veilig. Zij streven ernaar persoonsgegevens te beschermen, maar kunnen de veiligheid van, naar of door haar verzonden gegevens niet garanderen.

7. Hoe lang bewaart Smithii uw gegevens? 

Smithii zal uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren voor het vermelde doel, rekening houdend met haar behoefte om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen, diensten te verbeteren en nieuwe diensten aan te bieden, en de wettelijke voorschriften na te leven.

Dat betekent dat zij uw persoonsgegevens na uw laatste samenwerking met Smithii maximaal gedurende een periode van 10 jaar kunnen bijhouden. Wanneer de persoonsgegevens die zij verzamelen niet langer vereist zijn, zal zij deze op een veilige manier vernietigen of verwijderen. 

8. Welke rechten heeft u? 

U beschikt over bepaalde rechten en keuzes in verband met de persoonsgegevens die Smithii van u verzamelt. 

U hebt met name het recht om:

• Bevestiging te krijgen dat Smithii uw persoonsgegevens verwerkt, en te verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die zij van u hebben te ontvangen;
• Smithii te verzoeken om de persoonsgegevens die zij van u hebben, bij te werken of om persoonsgegevens die volgens u onjuist of onvolledig zijn, te corrigeren;
• Smithii te verzoeken om persoonsgegevens die zij van u hebben, te wissen of om de wijze waarop zij deze gegevens gebruiken, te beperken;
• Toestemming voor de verwerking door Smithii van uw persoonsgegevens in te trekken (voor zover deze verwerking op toestemming gebaseerd is);
• Een kopie van de betreffende persoonsgegevens die u aan Smithii verstrekt hebt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en die gegevens aan een andere partij over te dragen (voor zover de verwerking op toestemming of een overeenkomst gebaseerd is);
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u een of meerdere van uw rechten wenst uit te oefenen of indien u andere vragen hebt over de manier waarop Smithii uw persoonsgegevens gebruikt, kunt u een e-mail sturen naar info@smithii.be of kunt u een brief richten naar het onderstaande adres:

Smithii bv
De Kluis 6
2970 Schilde, België

Deze contactgegevens kunt u ook gebruiken indien u bij Smithii een klacht met betrekking tot uw privacy wilt indienen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vraagt Smithii u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (“machine readable zone”, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Smithii wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens: 

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

9. Links naar andere websites

Deze website kan links bevatten naar andere websites. Deze Privacy verklaring breidt zich niet uit tot uw gebruik van deze websites. Smithii is niet aansprakelijk voor de privacy verklaring van andere websites, of de manier waarop zij gegevens verzamelt, opslaat, gebruikt of verdeelt. 

10. Cookies

Smithii kan informatie ontvangen over uw gebruik van haar website of (website)applicatie door cookie bestanden (“cookies”).

Bezoekers van de website van Smithii kunnen de Cookie verklaring raadplegen. 

11. Wijzigingen aan deze Privacy verklaring

Smithii houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze Privacy verklaring. Elke wijziging zal onmiddellijk geplaatst worden op de website en van zodra deze op de website staan, wordt u geacht hiervan kennis genomen te hebben en aanvaard te hebben bij uw eerste gebruik van de website die volgde op de aanpassing. Bekijk regelmatig de Privacy verklaring op deze website.

12. Contacteer ons

Indien er vragen zijn betreffende deze Privacy verklaring, aarzel niet om contact op te nemen via de onderstaande gegevens: 

• Adres: De Kluis 6, 2970 Schilde, België
• E-mail: info@smithii.be
• Telefoon: 0479381164